Case Automatische Replenishment

 

Situatieschets

Bedrijf X produceert verpakkingsmaterialen voor de verf- en chemische markt en is onderdeel van een Europese organisatie met vestigingen in Frankrijk, U.K., België, Duitsland, Spanje, Italië, Tsjechië en Nederland. De organisatie wil het ERP pakket BPCS implementeren. Aan het huidige systeem van bedrijf X is een replenishment applicatie gebouwd dat voor een key account de te verzenden en de te produceren hoeveelheden berekent. Deze berekening maakt gebruik van vooropgezette parameters en rekenmechanismen. De hiervoor benodigde informatie wordt uitgewisseld via EDI berichten tussen de betreffende klant en bedrijf X. De replenishment applicatie genereert vervolgens automatisch de hieruit voortvloeiende replenishment orders en productieadviezen.

Probleemschets

Naast de reguliere implementatie, dient ook de functionaliteit van de replenishment applicatie te worden geïntegreerd in BPCS. De betreffende klant mag geen hinder ondervinden van deze overgang. Aangezien de replenishment applicatie uitsluitend draait op het huidige systeem, is het daarom vereist dat direct na de overgang op BPCS, ook het nieuwe in BPCS geïntegreerde replenishment systeem vloeiend draait. De reeds aanwezige EDI links dienen ook in de nieuwe situatie gebruikt te worden voor de uitwisseling van de benodigde informatie.

Missie

Het volledig integreren van de replenishment functionaliteit binnen BPCS zonder dat de klant hier nadelen van ondervindt.

Aanpak

Allereerst zijn er diverse interviews gehouden met leden van de oorspronkelijke projectgroep, die destijds verantwoordelijk was voor de implementatie van de huidige replenishment applicatie. Tijdens deze interviews is de nadruk gelegd op de aanwezige functionaliteit. Hierbij zijn de verschillen tussen het huidige systeem en BPCS vastgesteld en is vervolgens bepaald hoe met deze verschillen om te gaan teneinde de huidige functionaliteit te behouden. Op deze wijze zijn de huidige business procedures vertaald in BPCS. Tegelijkertijd zijn de technische mogelijkheden met betrekking tot het ontvangen en verwerken van de EDI berichten in BPCS (binnen Electronic Commerce Manager) onderzocht. Nadat de ontwikkelingen aan het systeem gereed waren, zijn de eindgebruikers getraind in het gebruik van de geboden functionaliteit. Tevens zijn de lokale IT medewerkers getraind in het onderhoud op het systeem. Uiteindelijk is een integrale test gehouden (als onderdeel van een totale integrale test van het gehele systeem) voorafgaand aan de daadwerkelijke overgang naar BPCS.

Resultaat

Het nieuwe replenishment systeem is nu volledig operationeel binnen het totale systeem. Hoewel de orders gecreëerd worden vanuit een andere bron dan normaal, is het replenishment systeem optimaal geintegreerd binnen de reguliere order-flow. Orders worden behandeld als iedere andere DRP order. Daarnaast worden, zoals bij aanvang van het project aanbevolen door de Moer, de diverse business procedures gerespecteerd.