Case probleem analyse
Situatieschets
Het bedrijf in kwestie produceert verpakkingsmateriaal voor de voedingsindustrie en maakt onderdeel uit van een Europese organisatie met vestigingen in Frankrijk, Engeland, België, Duitsland, Spanje, Italië, Tsjechië en Nederland. Vanuit de organisatie is BPCS en FLUID geïmplementeerd bij een Franse vestiging en heeft er een roll-out plaatsgevonden over de andere Europese vestigingen. Het bedrijf in kwestie is medio 1999 live gegaan met BPCS en FLUID. BPCS is een ERP pakket ontwikkeld en geleverd door het Amerikaanse softwarehuis SSA en behoort tot de grotere ERP systemen in de wereld. FLUID is een Warehouse-management pakket dat ontwikkeld en geleverd is door het Franse softwarehuis TWS.
Probleemschets
Na meer als een half jaar gewerkt te hebben met BPCS, heerste er grote onvrede onder de gebruikers en het management. De procedures waarmee gewerkt werd verliepen stroef, informatie kwam te laat of helemaal niet, de fysieke voorraden liepen op en de administratieve voorraad was verkeerd. De beschuldigende vingers wezen naar het slechte verloop van het implementatieproject. Oorzaken hierin waren gelegen dat de Franse vestiging, dat als voorbeeld bedrijf had gediend voor de BPCS implementatie, een geheel andere organisatie is en omdat er veel te weinig ondersteuning is geboden gedurende de implementatie.
Opdracht
Het verkrijgen van inzicht in het functioneren van BPCS en FLUID waarbij voor gevonden problemen een oplossingsrichting wordt aangegeven.
Aanpak
Als eerste zijn er interviews gehouden met de betrokken afdelingen. Tijdens deze interviews is er aandacht geschonken aan de huidige werkwijze en de knelpunten die men hierbij ervaart. Uit het besprekingsverslag zijn conclusies getrokken en is er een lijst met issues c.q. aandachtspunten opgesteld, opgesplitst in vijf categorieën. Uit deze tabel is dan af te lezen op welk gebied de vervolgacties moeten worden uitgevoerd.
| Afdeling/Issue | Eigen org. | Moeder org. | Training | Stam data | Software |
| Sales | |||||
| - Beheer contracten | X |
X |
|||
| - Invoer call-of orders | X |
Daar het resultaat uitwees dat er veel schortte aan de eigen organisatie rondom BPCS, met name gericht op het hanteren van de juiste procedures en de onderlinge communicatie, was de volgende stap het opstellen van een Blue Print waarin de samenhang tussen de verschillende processen in kaart zijn gebracht. Deze Blue Print dient dan als leidraad bij het opstellen van nieuwe of verbeterde procedures, geeft de communicatielijnen aan binnen de organisatie en is de basis voor verdere ontwikkelingen. Als voorbeeld hiervan is een gedetailleerde Blue Print die wij gemaakt hebben omtrent het gebruik van MPS en MRP.